Dans Odoo, les conventions d'achat (aussi appelées "accords d'achat") sont un outil puissant permettant de gérer des achats groupés ou récurrents avec des fournisseurs. Elles permettent de simplifier les processus d'approvisionnement et d'obtenir de meilleures conditions commerciales.
📈 Qu'est-ce qu'une Convention d'Achat ?
Une convention d'achat est un document contractuel entre une entreprise et un ou plusieurs fournisseurs, prévoyant les conditions d'un achat futur sans générer immédiatement de commande d'achat (PO - Purchase Order).
Odoo propose deux types de conventions d'achat :
- Contrat Cadre (Blanket Order) : Commande ouverte. Une convention à long terme avec un fournisseur pour des livraisons récurrentes avec des prix prédéfinis.
- Modèle d'achat (Call for Tender) : Appel d'offres. Une demande de devis à plusieurs fournisseurs permettant de comparer et sélectionner la meilleure offre.
🌟 Contrat-cadre (commande ouverte)
📅 Définition
Les contrats-cadres sont des conventions d'achat à long terme entre une entreprise et un fournisseur, garantissant des livraisons régulières avec des prix prénégociés.
Elles sont utiles lorsque les produits sont achetés de manière récurrente, mais en quantités et à des moments différents. Elles permettent d'éviter la répétition des négociations et de simplifier la gestion des commandes.
📝 Créer un contrat-cadre dans Odoo
1. Activer la fonctionnalité
Aller dans Achats > Configuration > Paramètres et activer "Conventions d'achat".
2. Création d'une nouvelle convention d'achat
- Aller dans Achats > Commandes > Convention d'achat et cliquer sur Nouveau.
- Remplir les champs suivants :
- Acheteur : utilisateur responsable.
- Type de convention : "Contrat-cadre".
- Fournisseur : fournisseur concerné.
- Validité de l'accord : début et éventuelle date d'expiration.
3. Ajouter des produits et fixer les prix
- Cliquer sur Ajouter une ligne pour sélectionner les produits.
- Définir la quantité et le prix unitaire.
- 🚨 Attention : les prix ne sont pas automatiquement remplis, ils doivent être saisis manuellement.
4. Configurer les paramètres d'accord
- Sélection de plusieurs devis (non-exclusif) : plusieurs commandes peuvent coexister.
- Utilisation des lignes de la convention : les devis sont automatiquement pré-remplis avec les produits de la convention.
5. Confirmation et utilisation
- Une fois confirmée, la convention passe au statut Confirmé.
- Lors de la création d'un devis, les informations sont automatiquement renseignées depuis la convention d'achat.
🌟 Modèles d'achat (Appels d'offres)
📅 Définition
Les modèles d'achats permettent de demander des devis à plusieurs fournisseurs pour un même besoin. Cela facilite la comparaison des prix, des délais de livraison et des conditions commerciales.
📝 Création d'un appel d'offres dans Odoo
1. Activer la fonctionnalité
Activer "Conventions d'achat" dans Achats > Configuration > Paramètres.
2. Création d'un modèle d'achat dans Odoo
- Aller dans Achats > Commandes > Convention d'achat et cliquer sur Nouveau.
- Remplir les champs suivants :
- Acheteur : utilisateur responsable.
- Type de convention : "Modèle d'achat".
- Fournisseur : ne pas mettre de fournisseur.
3. Ajouter des produits et fixer les prix souhaité
- Cliquer sur Ajouter une ligne pour sélectionner les produits.
- Définir la quantité et le prix unitaire.
2. Création d'une demande de prix
- Depuis votre Convention nouvellement créée
- Cliquer sur le bouton Nouveau devis
- Remplissez votre demande de puis comme habituellement
Le champs Convention est rempli automatiquement, ne pas le modifier.
3. Créer des devis alternatifs
- Recommencé l'étape 2 avec d'autres fournisseurs
4. Comparer les offres
- Depuis votre appel d'offre (convention d'achat de type modèle d'achat)
- Cliquez sur le bouton intelligeant Demandes de prix/Commandes qui indique aussi le nombre de devis associé à cet appel.
- Vous visualisez maintenant la liste des demandes de prix, vous pouvez faire votre choix
5. Valider et annuler les alternatives
- Confirmer la commande retenue.
- Choisir Annuler les alternatives ou Conserver les alternatives pour une commande ultérieure.
📌 Différence entre "Contrat-cadre" et "Modèle d'achat"
| Fonctionnalité | Appel d’offres (Modèle d'achat) | Commande ouverte (Contrat-cadre) |
|---|---|---|
| Objectif | Comparer plusieurs fournisseurs | Acheter en plusieurs fois chez un fournisseur |
| Nombre de fournisseurs | Plusieurs | Un seul |
| Nombre de commandes d'achat | Une seule ou plusieurs après sélection | Plusieurs sur une période |
| Négociation | Oui, basée sur les offres reçues | Non, prix fixé dès le départ |
📌 Cas d’usage des Purchase Agreements
- Modèle d'achat :
🏢 Une entreprise veut acheter 100 PC portables et demande des devis à 3 fournisseurs. Une fois les offres reçues, elle choisit le fournisseur proposant le meilleur rapport qualité/prix et crée une commande d'achat. - Contrat-cadre :
🏗️ Une entreprise de construction négocie avec un fournisseur un prix fixe pour 10 tonnes de ciment sur 6 mois. Elle passe ensuite des commandes partielles selon ses besoins.
🎯 Avantages des Conventions d'Achat dans Odoo
✅ Automatisation des achats : moins de temps perdu à négocier et émettre des bons de commande.
✅ Optimisation des coûts : bénéficier de tarifs avantageux en commandant en volume.
✅ Amélioration du suivi des fournisseurs : centralisation des informations et meilleure visibilité.
✅ Flexibilité des achats : adaptation aux besoins de l'entreprise sans renegociation constante.
❓ Quelle est la différence entre un Contrat-cadre et le renseignement du prix fournisseur sur la fiche produit dans Odoo ?
📌 1. Convention d'Achat de Type "Contrat-Cadre"
Un contrat-cadre est une convention d'achat à long terme avec un fournisseur, garantissant des livraisons échelonnées dans le temps à un prix prédéfini. Il permet de formaliser un engagement d'achat, souvent en échange de conditions avantageuses (prix réduits, délais garantis, etc.).
🔹 Caractéristiques principales :
- Engagement d'achat : L'entreprise s'engage à acheter une quantité spécifique sur une période définie.
- Commandes échelonnées : Possibilité de passer plusieurs commandes en fonction des besoins sans renégocier les prix.
- Suivi centralisé : Les commandes associées à la convention sont regroupées et suivies depuis le même document.
- Prix fixes : Le prix négocié est verrouillé sur toute la durée du contrat-cadre, indépendamment des variations du marché.
- Facilite l'automatisation : Peut être utilisé avec des règles de réapprovisionnement automatique.
- Optimisation des coûts : Permet de bénéficier de tarifs préférentiels en achetant en volume.
🛒 Cas d'usage typique :
- Une entreprise de construction qui achète 10 tonnes de ciment sur 6 mois à un tarif négocié.
- Une société informatique qui commande régulièrement du matériel chez un fournisseur à prix fixe pendant un an.
📌 2. Renseigner un Prix Fournisseur sur la Fiche Produit
L'ajout d'un prix fournisseur directement sur la fiche produit permet simplement de stocker des références tarifaires pour faciliter la création des devis et des commandes d'achat. Cependant, il ne constitue pas un engagement formel avec le fournisseur.
🔹 Caractéristiques principales :
- Aucune obligation d'achat : Ce prix est indicatif et peut être modifié à tout moment.
- Commande libre : À chaque commande, l'entreprise peut choisir un fournisseur différent ou renégocier les prix.
- Absence de suivi contractuel : Il n'y a pas de lien entre plusieurs commandes et un même accord.
- Peut être mis à jour dynamiquement : Si le fournisseur change ses prix, l'ajustement doit être fait manuellement.
- Utile pour les articles peu achetés ou fluctuants : Convient mieux aux achats ponctuels ou non récurrents.
🛒 Cas d'usage typique :
- Une entreprise qui achète des fournitures de bureau sans engagement de volume ou de prix fixe.
- Un détaillant qui achète des produits avec des prix fluctuants et des fournisseurs changeants.
📊 Comparaison des Deux Approches
Critères | Convention d'Achat (Contrat-Cadre) | Prix Fournisseur sur Fiche Produit |
|---|---|---|
| Engagement avec le fournisseur | ✅ Oui, engagement contractuel | ❌ Non, prix indicatif |
| Commande en plusieurs fois | ✅ Oui, commandes fractionnées | ❌ Non, chaque commande est indépendante |
| Stabilité des prix | ✅ Oui, prix négociés fixes | ❌ Non, sujet aux variations du marché |
| Facilité de suivi | ✅ Oui, toutes les commandes liées au contrat | ❌ Non, chaque commande est séparée |
| Automatisation des achats | ✅ Oui, peut être intégré au réapprovisionnement automatique | ⚠️ Oui, mais nécessite des mises à jour manuelles |
| Flexibilité des fournisseurs | ❌ Non, lié à un seul fournisseur | ✅ Oui, possibilité de changer de fournisseur à chaque commande |
| Optimisation des coûts | ✅ Oui, prix négociés pour volumes importants | ❌ Non, pas de négociation automatique |
📌 Conclusion : Quelle solution choisir ?
✅ Utiliser une Convention d'Achat (Contrat-Cadre) si :
- Vous voulez fixer un prix et des conditions sur une période déterminée.
- Vos achats sont récurrents et portent sur de grandes quantités.
- Vous voulez automatiser la gestion des commandes avec des conditions contractuelles.
✅ Utiliser un Prix Fournisseur sur la Fiche Produit si :
- Vos achats sont ponctuels ou varient beaucoup en termes de prix et de quantités.
- Vous voulez une flexibilité totale sur le choix des fournisseurs et des prix.
- Vous ne voulez pas vous engager dans un volume d’achat fixe.
Si vous avez besoin d’un suivi strict et d’un engagement formel avec un fournisseur, la convention d'achat est la meilleure option. En revanche, si vous voulez simplement référencer des prix sans contrainte contractuelle, renseigner le prix sur la fiche produit est suffisant.
Les Convention d'achats sont donc un excellent moyen d'améliorer l'efficacité des achats dans Odoo, notamment pour les entreprises qui gèrent des volumes importants ou qui souhaitent optimiser leurs négociations avec les fournisseurs.
Si vous souhaitez une démonstration en détail, n'hésitez pas à nous contacter ! 🚀
