La facturation électronique va progressivement s’imposer dans les échanges entre entreprises françaises. Pour les sociétés qui utilisent déjà Odoo, cette évolution peut être préparée directement depuis l’ERP, sans bouleverser les habitudes de travail.
Odoo permet notamment de recevoir les factures fournisseurs dans la comptabilité, de les contrôler avant validation et, à terme, d’envoyer les factures clients par voie électronique.
Dans cet article, nous allons voir comment activer cette fonctionnalité, quels éléments préparer et quelles sont les principales étapes de configuration.
La procédure en vidéo
J’ai également réalisé une vidéo complète dans laquelle je montre l’installation et le paramétrage directement dans Odoo.
Vous pouvez suivre toutes les étapes en situation réelle ici :
Voir la vidéo :
https://www.youtube.com/watch?v=GwgsR-JeNc8
Ce qu’il faut préparer avant de commencer
La configuration de la facturation électronique ne nécessite pas de compétences techniques particulières. Il faut toutefois disposer de plusieurs éléments avant de commencer.
Vous aurez besoin :
- d’un compte Odoo ayant accès aux paramètres ;
- du numéro SIREN de votre entreprise ;
- d’une adresse email de contact valide ;
- du représentant légal de l’entreprise ;
- d’une pièce d’identité en cours de validité.
La présence du représentant légal est indispensable, car une vérification d’identité doit être réalisée pendant la procédure.
Cette étape permet de s’assurer que la personne qui enregistre l’entreprise est bien autorisée à le faire.
Installer le module de facturation électronique dans Odoo
La première étape consiste à vérifier que le module nécessaire est installé dans votre base Odoo.
Depuis le menu principal :
- Ouvrez l’application Applications.
- Recherchez le terme PDP.
- Retirez le filtre « Applications » si aucun résultat ne s’affiche.
- Installez le module de facturation électronique française.
Sur les bases Odoo les plus récentes, cette fonctionnalité peut déjà être installée automatiquement.
Sur une base plus ancienne, l’installation devra parfois être réalisée manuellement.
Que faire en cas d’erreur pendant l’installation ?
Lors de l’installation, il est possible qu’un message d’erreur apparaisse à cause d’un module technique qui n’est pas à jour.
Dans ce cas, recherchez l’application :
Account EDI UBL CII
Il s’agit d’un composant technique utilisé par Odoo pour gérer certains formats de factures électroniques.
Sur la fiche du module :
- Cliquez sur les trois petits points.
- Sélectionnez Mettre à niveau.
- Attendez la fin de l’opération.
- Relancez ensuite l’installation du module de facturation électronique française.
Dans de nombreux cas, cette mise à jour suffit à corriger le problème.
Si l'erreur persiste, contactez votre prestataire Odoo ou le support Odoo.
Configurer la facturation électronique dans les paramètres
Une fois le module installé, ouvrez l’application Paramètres, puis rendez-vous dans la rubrique Comptabilité.
Descendez jusqu’à la section consacrée à la facturation électronique française.
Selon la langue de votre interface Odoo, cette section peut apparaître sous l’intitulé :
French Electronic Invoicing
Vous devrez notamment vérifier :
- l’adresse email de contact ;
- le journal de factures fournisseurs ;
- les informations relatives à votre entreprise.
Le choix du journal est important, car les factures électroniques reçues seront créées dans ce journal comptable.
Enregistrer l’entreprise
Vous pouvez ensuite lancer la procédure d’enregistrement.
Odoo vous demandera plusieurs informations, dont le numéro SIREN de la société.
Il faut bien distinguer :
- le SIREN, composé de neuf chiffres, qui identifie l’entreprise ;
- le SIRET, qui identifie un établissement précis.
Dans cette procédure, c’est généralement le numéro SIREN qui doit être renseigné.
Une adresse email de contact vous sera également demandée.
Vérifier l’identité du représentant légal
Après l’enregistrement des informations de l’entreprise, une procédure de vérification d’identité est lancée.
Le représentant légal doit confirmer son identité à l’aide d’un document officiel.
Si la personne qui réalise le paramétrage dans Odoo n’est pas le représentant légal, elle peut transmettre le lien sécurisé à la personne concernée.
La vérification comprend généralement les étapes suivantes :
- réception d’un code par email ;
- saisie du code d’identification ;
- transmission d’une pièce d’identité ;
- vérification des informations ;
- signature d’une attestation.
La procédure peut être réalisée depuis un ordinateur ou depuis un téléphone.
Un QR code permet généralement de poursuivre la vérification sur mobile, ce qui facilite la prise de photo du document d’identité.
Pour une carte nationale d’identité, il faut penser à transmettre le recto et le verso.
Signer l’attestation de désignation
Après la vérification d’identité, une attestation de désignation est proposée à la signature.
Certaines informations sont normalement préremplies automatiquement :
- le nom du représentant légal ;
- la dénomination de l’entreprise ;
- le numéro SIREN.
Il est important de vérifier l’ensemble de ces informations avant de signer.
Une fois le document signé, la demande d’enregistrement peut être transmise.
Pourquoi l’activation n’est-elle pas immédiate ?
À la fin de la procédure, Odoo peut afficher un statut indiquant que l’identité est bien vérifiée, mais que l’enregistrement reste en attente d’activation.
Il ne s’agit pas nécessairement d’une erreur.
L’activation peut nécessiter un traitement différé entre Odoo et les différentes plateformes impliquées.
Il est donc généralement nécessaire de laisser passer une nuit avant de vérifier de nouveau le statut.
Le lendemain, retournez dans :
Paramètres > Comptabilité > Facturation électronique française
Vous pourrez alors vérifier que :
- l’identité est validée ;
- l’entreprise dispose d’un identifiant ;
- l’enregistrement est actif ;
- la réception des factures est disponible.
Comment recevoir les factures fournisseurs dans Odoo ?
Une fois le dispositif activé, les factures fournisseurs électroniques peuvent être reçues directement dans Odoo.
Elles apparaîtront dans l’application Comptabilité ou Facturation, au niveau des achats et des factures fournisseurs.
Les documents reçus seront normalement créés en brouillon.
Ils ne seront donc pas comptabilisés automatiquement.
Vous pourrez vérifier :
- le fournisseur ;
- la date de facture ;
- les produits ou services ;
- les montants hors taxes ;
- la TVA ;
- le montant total ;
- les éventuelles références de commande.
Une fois ces éléments contrôlés, il suffira de valider la facture.
Cette étape de contrôle reste essentielle, même lorsque les données sont reçues automatiquement.
Comment envoyer les factures clients ?
Pour les factures clients, le fonctionnement quotidien restera très proche de ce que vous connaissez déjà.
Vous continuerez à :
- créer la facture ;
- vérifier les lignes et les montants ;
- valider la facture ;
- cliquer sur le bouton d’envoi.
La principale différence concernera le canal de transmission.
Odoo pourra proposer l’envoi électronique directement depuis la facture, en complément ou en remplacement de l’envoi classique par email.
La création et la validation comptable de la facture ne changent donc pas fondamentalement.
Faut-il mettre en place la facturation électronique dès maintenant ?
Même si toutes les fonctionnalités ne sont pas encore utilisées au quotidien, il est pertinent d’anticiper la configuration.
Cela permet notamment de :
- vérifier les informations légales de l’entreprise ;
- corriger les éventuelles erreurs de paramétrage ;
- mettre à jour les modules nécessaires ;
- tester la réception des factures ;
- former les utilisateurs ;
- éviter une mise en place précipitée.
La facturation électronique ne doit pas être considérée comme une simple contrainte réglementaire.
Elle peut également permettre de réduire les ressaisies, de centraliser les documents et d’améliorer le suivi des factures fournisseurs.
Une configuration simple, mais à vérifier avec attention
La mise en place dans Odoo est relativement accessible.
Les principales étapes sont les suivantes :
- installer le module ;
- vérifier les composants techniques ;
- renseigner les informations de l’entreprise ;
- authentifier le représentant légal ;
- signer l’attestation ;
- attendre l’activation ;
- vérifier la réception des factures.
Une fois la configuration active, les factures fournisseurs peuvent arriver directement dans Odoo et être intégrées plus rapidement dans le processus comptable.
Besoin d’aide pour configurer votre base Odoo ?
LCSX Tech accompagne les entreprises dans l’installation, le paramétrage et l’utilisation d’Odoo.
Nous pouvons notamment vous aider à :
- vérifier la compatibilité de votre base ;
- installer les modules nécessaires ;
- résoudre les erreurs techniques ;
- configurer les journaux comptables ;
- accompagner le représentant légal pendant l’enregistrement ;
- former les utilisateurs ;
- sécuriser les processus de validation.
Vous pouvez nous contacter pour faire le point sur votre environnement Odoo et préparer votre entreprise à la facturation électronique.